La importancia y la urgencia

En esta entrada termino con una observación más de Covey en su libro. Este post forma parte de una serie de entradas acerca del libro de los Siete hábitos de la gente altamente efectiva. Acá están la parte 1 y la parte 2.

Otra de las observaciones que hace Covey en su libro es que las cosas que tienes que hacer se dividen en cuatro cuadrantes, según qué tan importantes o urgentes sean.

Una vez más, la distinción entre urgente e importante es sencilla de explicar, pero muchas veces ignoramos esta diferencia. Las cosas importantes son aquellas que al realizarlas logramos algo que trae buenos resultados para nosotros. Son cosas que nos hacen crecer como personas, que nos ayudan a mejorar nuestras relaciones sociales y que en general nos traen bienestar. Las cosas urgentes son aquellas que debemos hacer por que en algún momento establecimos el compromiso de hacerlas y al tardarnos más en terminarlas hay alguna desventaja o penalización.

Los cuadrantes

Al tener o no tener estas propiedades de urgencia y de importancia, las actividades quedan divididas en cuatro cuadrantes que describo a continuación. La idea fundamental es “No dejar que lo urgente le quite su lugar a lo importante”.

Cuadrante I
Urgentes e importantes

¿Qué hacer con estas actividades?
Resolverlas lo más pronto posible.

Ejemplos
Ser sometido a una operación de emergencia, estudiar para un examen al día siguiente, mandar papeles para la admisión en alguna escuela o trabajo.

Cuadrante II
Sólo importantes

¿Qué hacer con estas actividades?
Invertirles tiempo aunque no lo pidan.

Ejemplos
Aprender acerca de nuevos métodos en combinatoria para resolver problemas, hacer ejercicio, mejorar la relación con los alumnos, leer algún libro, mantener una alimentación adecuada, etc.

Cuadrante III
Sólo urgentes

¿Qué hacer con estas actividades?
Delegar la mayor cantidad posible de estas.

Ejemplos
Terminar un reporte fundamental para la tarde, llamar para cancelar una orden de productos que ya no se necesita, conseguir más asientos para una reunión, apartar un lugar para ir a comer en la tarde a un restaurante.

Cuadrante IV
Ni urgentes ni importantes

¿Qué hacer con estas actividades?
Hacerlas de vez en cuando como descanso del resto de las actividades.

Ejemplos
Ver una telenovela, ir a ver una película, mantener una colección de algo, etc.

Algunos comentarios al respecto

Covey hace esta distinción precisamente para que nos demos cuenta que hay muchas actividades que exigen nuestra atención (urgentes) y hay actividades que merecen nuestra atención (importantes). Es precisamente a estas últimas a las que hay que darles nuestra atención.

Las actividades del Cuadrante I son estresantes. No sólo son cosas a las que es importante prestarles atención, sino que además es indispensable prestársela. Por esta razón nos hacen sentir muy presionados en resolverlas. Muchas veces están ahí por que estaban en el Cuadrante II y no les prestamos atención a tiempo, de modo que se volvieron actividades del Cuadrante I.

El Cuadrante II es en el que más vale la pena invertir el tiempo y el esfuerzo. Ayuda a prevenir que ciertas cosas pasen al Cuadrante I. Como sus actividades no son urgentes, podemos hacerlas con más calma y concentración.

En el Cuadrante III hay actividades que tenemos que hacer, pero que muchas veces sólamente nos quitan tiempo o bien nos estorban en el proceso de realizar otras actividades. Si es posible delegarlas para que las haga alguien más, podemos tener más tiempo para realizar otras actividades del Cuadrante II. En algunas ocasiones no podemos delegarlas, pero podemos agruparlas. Por ejemplo, aunque algunas llamadas sean urgentes, es mejor dejar todas ellas para un momento fijo del día.

Finalmente, aunque en el Cuadrante IV haya actividades que no tegamos que hacer, algunas veces nos ayudan a relajarnos un poco. Hay que procurar darle a estas actividades su prioridad. Muchas veces el hecho de invertir tiempo en estas actividades es síntoma de que el cuerpo o la mente nos piden descansar un poco.

¿Cuáles cosas que haces son urgentes y cuánto tiempo les inviertes? ¿Cuáles cosas son importantes?

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